Aktivitetsbaserat kontor: fördelar, nackdelar och vad du behöver veta innan du bestämmer dig

Ingen egen plats, mer buller och svårt att fokusera. Det är bilden många har av aktivitetsbaserade kontor.

Men kontorsvalet i sig avgör inte resultatet. Det gör planeringen, möbleringen och hur förändringen genomförs. Forskningen pekar åt olika håll, och erfarenheten visar att små val i utformningen får stora konsekvenser i vardagen.

Vi har varit med i tillräckligt många kontorsprojekt för att se vad som skiljer en genomtänkt lösning från en som bara ser bra ut på ritningen.

Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?

Ett aktivitetsbaserat kontor är en arbetsplats där ingen har en fast skrivbordsplats. Istället väljer medarbetarna var de sitter beroende på vad de ska göra just då. Behöver du jobba ostört? Då finns en tyst zon. Ska du brainstorma med kollegor? Då finns en samarbetsyta. Digitalt möte? Då finns ett bokat rum eller ett telefonbås.

Kontoret är uppdelat i zoner som är utformade för olika typer av arbete. Tanken är att miljön ska stödja dig i de aktiviteter du utför.

Det skiljer sig från ett traditionellt kontor där alla har en egen plats, men också från ett vanligt flexkontor. På ett flexkontor saknas fasta platser, men arbetsytorna ser i princip likadana ut. I ett aktivitetsbaserat kontor finns däremot en medveten indelning i zoner med olika karaktär, ljudnivå och funktion.

Skillnaden mellan aktivitetsbaserad arbetsplats, flexkontor och öppet landskap

De tre begreppen blandas ofta ihop, men det finns tydliga skillnader.

Öppet kontorslandskap: Alla sitter i samma öppna yta, ofta med fasta platser. Billigt och yteffektivt, men ger lite utrymme för variation eller avskildhet.

Flexkontor: Inga fasta platser, men arbetsytorna är snarlika. Du väljer var du sitter, men alla platser erbjuder ungefär samma sak.

Aktivitetsbaserad arbetsplats: Inga fasta platser och kontoret är indelat i olika zoner, som tysta rum, telefonpoddar, samarbetsytor, mötesrum och lounger, utformade för att stödja olika arbetsuppgifter. Arbetssättet bygger på att du aktivt väljer zon efter behov.

Den avgörande skillnaden är alltså inte att platserna är fria, utan att det finns olika typer av platser att välja mellan.

Så fungerar ett aktivitetsbaserat arbetssätt i praktiken

Grundtanken är enkel: du ska kunna välja arbetsmiljö efter uppgift. Men i praktiken kräver det att kontoret faktiskt erbjuder tillräckligt med variation, och att medarbetarna använder den.

Zonerna: från tyst arbete till kreativt samarbete

De flesta aktivitetsbaserade kontor är indelade i tre huvudzoner:

Tyst zon

Här gäller samma regler som på ett bibliotek. Inga samtal, inga telefonsamtal. Platsen är till för koncentrationskrävande arbete som läsning, skrivande eller arbetsuppgifter som kräver djup koncentration. Ofta inredd med enskilda skrivbord, avskärmningar och god ljuddämpning.

Mellanzon

Den här ytan liknar ett traditionellt öppet kontorslandskap. Du sitter med kollegor, kortare samtal är okej och stämningen är mer social. Passar för uppgifter som inte kräver total tystnad men heller inte aktivt samarbete.

Aktiv zon

Här sker samarbetet. Mötesrum i olika storlekar, informella sittgrupper, whiteboardväggar och kaféliknande ytor. Ljudnivån är högre och det är fritt fram att prata, diskutera och ringa.

Utöver dessa tre finns det ofta telefonbås för enskilda samtal, digitala mötesrum med skärm och kamera, samt pausytor med soffor och fåtöljer.

Planlösning som styr beteendet på kontoret

En vanlig missuppfattning är att planlösningen bara handlar om var möblerna står. Men planlösningen styr faktiskt hur människor rör sig, var de stannar och vilka de träffar.

Placerar du kaffeautomaten centralt tvingas alla passera samma punkt, och spontana möten uppstår. Lägger du tysta rum längst bort i en korridor blir tröskeln högre att använda dem. Sätter du mötesrum nära skrivbordsklustren riskerar ljudet att läcka ut.

En genomtänkt planlösning tar hänsyn till flöden, synfält och avstånd. Den gör det enkelt att göra rätt, att välja rätt zon för rätt uppgift utan att behöva tänka för mycket.

Fördelar med aktivitetsbaserat kontor

Det finns flera tydliga fördelar med att arbeta aktivitetsbaserat, men de uppstår inte automatiskt. De kräver att kontoret är rätt utformat och att arbetssättet används av medarbetarna.

Ökad rörelse och variation under arbetsdagen

I ett aktivitetsbaserat kontor rör du dig mer. Du går mellan zoner, hämtar kaffe på en central plats, byter arbetsstation under dagen. Det låter som en liten sak, men kroppen mår bättre av variation än av att sitta still åtta timmar.

Forskning från Högskolan i Gävle visar att medarbetare som bytte arbetsplats fyra gånger eller mer under en dag skattade sin produktivitet högre. Sambandet är inte helt klarlagt, men variationen i sig verkar ha ett värde, både fysiskt och mentalt.

Ur ett ergonomiskt perspektiv kan ett aktivitetsbaserat kontor vara en fördel. Möjligheten att växla mellan sittande, stående och mjukare sittmöbler ger kroppen den omväxling som ett enda skrivbord sällan erbjuder.

Bättre ytanvändning, och vad det faktiskt sparar

På många arbetsplatser står en stor del av skrivborden tomma under dagen. Medarbetare är i möten, jobbar hemifrån eller är på resande fot. Ett aktivitetsbaserat kontor dimensioneras efter faktisk närvaro, inte efter antalet anställda.

Det kan innebära att din verksamhet behöver mindre yta, vilket sparar pengar på hyra, uppvärmning och el. Men det är viktigt att förstå att besparingen inte ska vara huvudsyftet med förändringen. Ett aktivitetsbaserat kontor som utformas enbart för att minska kvadratmetrarna riskerar att bli trångt, bullrigt och stressigt.

Yteffektiviteten är en bonus som uppstår när kontoret utformats utifrån verksamhetens behov, inte ett mål i sig.

Fler spontana möten mellan avdelningar

En av de tydligaste fördelarna som forskningen pekar på är ökad interaktion. När medarbetare inte sitter på samma plats varje dag möter de fler kollegor, även från andra avdelningar. Det kan leda till snabbare kunskapsutbyte och kortare beslutsvägar.

I en studie från Umeå universitet upplevde anställda som bytt till aktivitetsbaserat kontor det som mer stimulerande och dynamiskt. De träffade fler människor och tyckte att spontana möten för idéer och problemlösning blev enklare.

Det här är en styrka framför allt i organisationer där samarbete över avdelningsgränser är viktigt.

Nackdelar med aktivitetsbaserat kontor

De flesta nackdelar med aktivitetsbaserade kontor går att undvika. Men då behöver man veta vilka de är.

Buller och svårigheter att fokusera

Det vanligaste klagomålet. Aktivitetsbaserade kontor upplevs ofta som stimmiga och kritiken är sällan obefogad. Samtal mellan kollegor kan höras på 20 meters håll i en kontorsmiljö med dålig akustik. Telefonsignaler, prat och rörelse runt omkring dig. Allt registreras, även om du försöker fokusera.

Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle, har forskat på Trafikverkets övergång till aktivitetsbaserat kontor.

Hennes slutsats är tydlig. Lugn och ro är avgörande för koncentrationskrävande uppgifter. Blir du störd sjunker effektiviteten snabbt.

I samma studie minskade den självskattade produktiviteten på tre av fyra kontor efter flytten. Det var bara medarbetare som arbetade i ljudisolerade rum, telefonpoddar och i tysta ytor som blev mer produktiva.

Det betyder inte att konceptet inte fungerar. Men det betyder att akustik, ljuddämpning och tillräckligt många tysta rum inte är trevliga tillval. De är en förutsättning.

Bordsskärmar mellan arbetsplatser, ljudabsorbenter i tak och på väggar, poddar och telefonbås för samtal och möten, och ljudabsorberande möbler som dämpar sorl i öppna ytor gör konkret skillnad för hur väl ett aktivitetsbaserat kontor fungerar i praktiken.

Förlorad trygghet: när det egna skrivbordet försvinner

Att förlora sin fasta plats skapar oro hos många. Det egna skrivbordet står för trygghet, tillhörighet och en känsla av kontroll. När det försvinner kan en osäkerhet infinna sig.

Melina Forooraghi, forskare vid Chalmers, fann i sin avhandling att medarbetare på aktivitetsbaserade kontor återkommande beskrev en känsla av att vara mer isolerade. Istället för ökad gemenskap upplevde flera att det blev svårare att hålla kontakten med sina närmaste kollegor när ingen satt på en bestämd plats.

Personer med tidigare erfarenhet av långvarig stress eller psykisk ohälsa trivdes sämre med omställningen, visar forskning från Umeå universitet. Det är inte konstigt. En stor förändring av arbetsmiljön kräver anpassningsförmåga, och alla har inte samma förutsättningar för det.

Det passar inte alla verksamheter

Det här är kanske den viktigaste punkten, och den som oftast glöms bort i entusiasmen.

Ett aktivitetsbaserat kontor fungerar bäst i organisationer där arbetet redan är varierat, med en blandning av möten, samarbete och eget arbete. Det gynnar medarbetare som är bra på att planera sin dag och som trivs med att styra sitt eget arbete.

Det fungerar sämre om majoriteten av ert arbete kräver lång, obruten koncentration. Eller där man hanterar sekretessbelagd information, mycket fysiskt material eller behöver specialutrustning som inte går att flytta.

Chefer och personer med kommunikativa roller tenderar att trivas bättre, enligt forskning från Umeå universitet. De upplever att arbetssättet möjliggör enklare samarbete. Medarbetare med fokuskrävande uppgifter är ofta mer skeptiska, och med rätta om kontoret inte erbjuder tillräckligt med avskilda ytor.

Aktivitetsbaserat kontor: vad vet forskningen idag?

Forskning om aktivitetsbaserade kontor har vuxit de senaste åren, men är fortfarande relativt begränsad. Resultaten är ofta motstridiga, och det beror delvis på att aktivitetsbaserade kontor kan se väldigt olika ut. Ett väl utformat kontor ger andra resultat än ett som bara tagit bort fasta skrivbord.

Produktivitet: både upp och ner

Forskningen visar inget tydligt svar på om aktivitetsbaserade kontor ökar produktiviteten. Däremot finns det stöd för att aktivitetsbaserade kontor kan öka produktiviteten när de är rätt utformade och inredda.

Studien av Trafikverkets fyra kontor visar just den spänningen. Den samlade produktiviteten sjönk på tre av fyra kontor. Men de medarbetare som faktiskt använde kontoret som det var tänkt, genom att byta plats och använda olika zoner, upplevde en förbättrad produktivitet.

Nyckeln är att era medarbetare använder zonerna aktivt. Det kräver att du har planerat för tillräckligt många fungerande ytor, att de fungerar och att det inte tar för lång tid att hitta en ledig plats.

Hälsa och välmående: tvetydiga resultat

En forskningsgenomgång av 17 studier visar att den generella hälsan inte påverkas nämnvärt av vilken kontorstyp man arbetar i. Ur ett hälsoperspektiv är det fortfarande egna rum som ger bäst resultat.

Däremot verkar aktivitetsbaserade kontor vara bättre än traditionella öppna kontorslandskap. Medarbetare upplever oftare att de kan styra sin egen arbetsdag och välja hur de vill arbeta. Och den känslan av kontroll hänger tydligt ihop med hur bra man mår på jobbet.

Enstaka studier pekar också på mindre fysiska besvär, särskilt i rygg och handleder, efter bytet till aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Det gäller framför allt när bytet kombinerades med ergonomiträning.

Forskare vid Institutet för stressmedicin i Västra Götaland har följt 1 900 anställda genom kontorsflyttar och sammanfattar det så här:

Det finns ingen enskild sanning om aktivitetsbaserade kontor, men det finns tydliga rekommendationer. Den viktigaste är att utformningen måste utgå från medarbetarnas arbetsuppgifter och behov.

De flesta byter faktiskt inte plats

Det är ett av de mer intressanta forskningsresultaten. I en studie av fyra organisationer med aktivitetsbaserade kontor konstaterades att 68 procent av medarbetarna aldrig bytte arbetsstation under en vanlig arbetsdag. Under en hel vecka använde bara 12 procent fler än tre olika typer av arbetsstationer.

Det innebär att den aktivitetsbaserade grundtanken, att välja plats efter uppgift, sällan lever upp till sin potential. Många hittar ”sin” plats och stannar där, precis som på det gamla kontoret.

Det behöver inte vara ett problem i sig. Men om du har anpassat kontoret utifrån att alla ska röra sig aktivt, och det inte händer, uppstår flaskhalsar. Vissa zoner blir överbelastade, andra tomma.

Att förändra ett beteende kräver mer än en ny planlösning. Det kräver tydliga spelregler, stöd från chefer och en kultur där det faktiskt är okej, och uppmuntrat, att byta plats.

Vanliga misstag när du ställer om till aktivitetsbaserat arbetssätt

De flesta problem med aktivitetsbaserade kontor uppstår i genomförandet. Här är de tre vanligaste misstagen.

För få tysta rum

Det enskilt största felet. Och det görs hela tiden.

Aktivitetsbaserade kontor förknippas med öppenhet, samarbete och rörelse. Men en stor del av det arbete som utförs under en arbetsvecka är individuellt och kräver koncentration som läsning, skrivande och analys. Om det inte finns tillräckligt med platser att göra det i lugn och ro väljer medarbetarna att jobba hemifrån istället.

Maral Babapour Chafi, forskare vid Institutet för stressmedicin, har studerat flera kontorsflyttar och konstaterar att bristen på avskärmade ytor är den stora missnöjdhetsfaktorn. I alla planlösningar hon undersökte saknade en majoritet av de svarande ytor för koncentrationskrävande arbete.

Ett bra riktmärke är att du planerar för minst lika många tysta ytor som sociala ytor. Hellre fler. Tysta rum som aldrig behöver bokas, där du bara kan sätta dig och jobba ostört, gör stor skillnad.

Kostnadsbesparingar som enda drivkraft

När kostnadsbesparingar är den dominerande drivkraften bakom omställningen påverkas både genomförandet och engagemanget. Om medarbetarna upplever att syftet främst är att minska kostnader snarare än att förbättra arbetsmiljön minskar viljan att ta sig an det nya arbetssättet.

Björn Cárdenas, arbetsmiljöstrateg på fackförbundet Vision, har påpekat att många medlemmar upplever att arbetsgivare byter till aktivitetsbaserade kontor just av ekonomiska skäl. Det behöver inte vara negativt i sig, men om det är den enda anledningen saknas ofta de investeringar som krävs för att kontoret ska fungera. Akustik, teknik, tillräckligt med rum och genomtänkt inredning.

Ett aktivitetsbaserat kontor som är underskattat budgetmässigt blir ofta ett öppet landskap med färre skrivbord. Det är en helt annan sak.

Brist på förberedelse och delaktighet

Forskning från Högskolan i Gävle, som följde 700 anställda vid Trafikverket, visade ett tydligt samband: ju fler förberedande aktiviteter medarbetarna deltog i före flytten, desto mer positiva var de efteråt. Workshops, informationsträffar och ergonomiföreläsningar bidrog alla till en smidigare övergång.

Utan förberedelse riskerar du att möta motstånd som hade kunnat undvikas. Och motstånd mot en förändring som inte är kommunicerad ordentligt är en helt naturlig reaktion.

Så skapar du ett fungerande aktivitetsbaserat kontor

Om du bestämmer dig för att gå vidare finns det en del saker som gör skillnad mellan ett aktivitetsbaserat kontor som fungerar och ett som bara ser bra ut i planeringsdokumentet.

Börja med en behovsanalys

Innan du ritar en enda planlösning behöver du förstå hur arbetet ser ut idag. Inte hur det borde se ut, utan hur det gör.

Ställ er de här frågorna:

• Hur stor del av arbetet görs individuellt och kräver koncentration?
• Hur mycket tid läggs på möten, och vilken typ av möten?
• Hur ofta samarbetar medarbetare från olika avdelningar?
• Hur många arbetar hemifrån regelbundet?
• Vilka arbetsuppgifter kräver speciell utrustning, känslig information eller extra avskildhet?

Svaren avgör hur många tysta rum ni behöver, hur stora skrivbordsklustren ska vara, om vissa team behöver sitta samlat och hur stor den sociala ytan bör vara.

Det finns inget standardsvar. Varje verksamhet har sina egna mönster. Att kopiera ett annat företags planlösning fungerar sällan. Deras behov är inte era.

Möblerna spelar större roll än du tror

Det aktivitetsbaserade kontoret ställer andra krav på inredningen. Skrivbord måste vara enkla att justera. Medarbetare ska inte behöva spendera fem minuter på att ställa in rätt höjd varje gång de byter plats. Kontorsstolarna ska vara enkla att justera och ergonomiskt bra, även om du bara sitter i dem ett par timmar.

Ljuddämpande möbler, som skärmar, tygsoffor och akustikpaneler, är inte dekoration. De är verktyg som gör det möjligt att ha en öppen yta utan att ljudet sprider sig okontrollerat.

Ett aktivitetsbaserat kontor med snygga men opraktiska möbler ser bra ut på bilder men fungerar dåligt i vardagen. Välj kvalitet som tål daglig användning av många olika personer. Begagnade kontorsmöbler från professionella miljöer klarar det. De är byggda för precis den typen av användning.

Skapa tydliga spelregler från dag ett

Ett aktivitetsbaserat kontor utan gemensamma regler blir snabbt kaotiskt. Vilka regler gäller i den tysta zonen? Får du lämna saker vid ett skrivbord när du går på möte? Var tar du telefonsamtal?

De bästa reglerna tas fram av medarbetarna själva. Då är det lättare att följa dem, och lättare att korrigera när något inte fungerar.

Gör reglerna synliga, enkla och tydliga. Och var beredda på att justera dem efter hand. De första veckorna avslöjar ofta saker som ingen tänkte på i planeringen.

Sammanfattning: Är ett aktivitetsbaserat kontor rätt för din verksamhet?

Det aktivitetsbaserade kontoret är varken en universell framgångsmodell eller ett dåligt koncept. Det är ett arbetssätt som kan ge stora fördelar, som bättre samarbete, ökad flexibilitet och smartare ytanvändning, men bara om det genomförs genomtänkt och utifrån den egna verksamhetens behov.

Det fungerar bäst för organisationer med varierat arbete och hög grad av samarbete. Det kräver tillräckligt med tysta rum och telefonpoddar (fler än de flesta tror). Möblerna måste vara funktionella, ergonomiska och tåliga. Medarbetarna behöver förberedas och involveras i förändringen. Och det fungerar sämre om enda syftet är att spara kvadratmeter.

Fundera på vad du vill uppnå. Prata med medarbetarna. Gör en ärlig behovsanalys. Först då kan du bedöma om ett aktivitetsbaserat kontor är rätt väg framåt, eller om det finns andra sätt att förbättra arbetsmiljön som passar er bättre.

Vanliga frågor om aktivitetsbaserade kontor