Vattenfall: ”Inte ett alternativ att bara köpa nya kontorsmöbler”

Det är måndagsmorgon när vi pratar med Sofia Lindborg i Malmö. Hon är mitt i arbetet med ett av sina större projekt just nu, Vattenfalls omfattande kontorsombyggnad i Kolding, Danmark. Som projektledare har Sofia drivit kontorsombyggnationer i många år, men det här projektet har varit annorlunda.

”Vi pratar om 250 arbetsplatser över tre etapper,” förklarar hon. ”Vattenfall ville samla sin personal på ett ställe och samtidigt skapa mer plats för framtida rekryteringar.”

Hon berättar om moderna kontorsytor, genomtänkt design och ett tydligt koncept där varje färg och material är noga valt. Och så kommer det där som hon alltid får berätta för folk.

”Ingen hade lagt märke till att möblerna är begagnade om jag inte hade sagt det,” säger Sofia. ”Det visar att när man jobbar genomtänkt med återbruk så spelar det ingen roll för slutresultatet.”

Det som började som ett uppdrag om att skapa mer plats och samla Vattenfalls personal i Danmark har blivit något större. En lärandeprocess om hur stora kontorsombyggnationer kan genomföras med hållbarhet i centrum, utan att kompromissa på kvalitet eller helhetskänsla. Och för Sofia är resonemanget kristallklart.

”Jag skulle säga att det inte är något alternativ att bara köpa nytt,” säger hon bestämt. ”Vi lever i ett samhälle där vi måste ta ett gemensamt ansvar för vad som produceras.”

När varje etapp blev mer hållbar

När Vattenfall insåg att de behövde växa och samtidigt samla sin personal på ett ställe i Kolding föddes idén om en stor kontorsombyggnad. Möjligheten fanns att utöka med två plan i samma byggnad som de redan satt i, och projektet tog form. Sofia fick uppdraget som projektledare för att driva hela processen.

”Jag brukar driva den här typen av hyresgästanpassningsprojekt där man passar på att göra både mycket med inredningen och framförallt hur man agerar och beter sig på kontoret,” förklarar hon. ”Hur man jobbar aktivitetsbaserat och vad det innebär.”

Projektet delades upp i tre etapper, och med varje ny fas har andelen återbruk ökat. Första etappen krävde naturligt mer nyanskaffningar eftersom den tillkommande våningen var helt ny. Men sedan har återbruksgraden stadigt växt. Både upcycling av Vattenfalls befintliga möbler genom Rekomos tapetserarverkstad och kompletterande inköp från Rekomos återbrukade sortiment.

”Vi har kunnat öka andelen återbrukade möbler för varje etapp,” berättar Sofia. ”Tillsammans med inredningsarkitekten inventerar och bedömer vi kontinuerligt vilka möbler som fungerar bäst. Det är en stegvis process där vi lär oss mer och mer.”

Ett tätt samarbete med veckovisa möten

För Vattenfall är valet av återbruk ingen slump. Hållbarhet är inskrivet i företagets DNA och genomsyrar alla beslut. Genom ramavtal med Rekomo har projektet kunnat förverkligas med både kvalitet och miljöansvar i fokus.

Sofia beskriver hur samarbetet utvecklats över tid, från första kontakten till där de är idag, mitt i den tredje och sista etappen.

”I början handlade det mycket om att hitta rätt nivå av förståelse för vårt inredningskoncept och färgsättningen,” berättar hon. ”I den här typen av stora projekt med 250 arbetsplatser finns det ett tydligt koncept. Vissa möbler blir centerpieces, de är avgörande för helhetsintrycket. Medan andra möbler kan variera mer utan att det påverkar det totala intrycket.”

Tillsammans med inredningsarkitekten tar Sofia fram ett tydligt koncept och ett upphandlingsunderlag som skickas till Rekomo. Men eftersom återbruk innebär att man jobbar med möbler som finns i lager, och inte alltid vet exakt vad som kommer in, krävs en annan typ av process än vid vanliga möbelinköp.

För att hantera detta infördes veckovisa avstämningar och en dedikerad Teams-kanal där frågor om lager och möjligheter kunde hanteras snabbt.

”Tidigare hade vi mailhantering, men sen insåg vi att det här är för många artiklar för att göra det på det sättet,” förklarar Sofia. ”Nu kan Rekomo höra av sig när de får in ett bord som skulle kunna vara intressant. Då kan vi snabbt säga ja eller nej, eller om vi ska klä om något. Det har gjort processen mycket smidigare. Nu förstår vi varandra bättre,” säger Sofia med ett leende.

”Ingen såg att det var begagnat”

En av de starkaste indikatorerna på projektets framgång är något så enkelt som att ingen märker skillnad. När Sofia berättar för folk på kontoret att möblerna är begagnade blir reaktionen ofta förvåning.

”Jag tror inte att någon hade lagt märke till att möblerna är begagnade om jag inte hade informerat dem om det,” säger hon. ”Det visar att när man jobbar genomtänkt med återbruk märker man ingen skillnad mellan nytt och begagnat. Kvaliteten och helhetsintrycket är det som räknas.”

Det praktiska flödet har också fungerat väl. När möblerna väl levereras följer montörer med, något som Sofia lyfter som en avgörande fördel i stora kontorsprojekt.

”Leverans och montering har fungerat bra,” berättar hon.

Designmöbler till rätt pris

Det finns många skäl och argument för att välja återbrukade möbler – både vad man får för pengarna och hela hållbarhetsfrågan. En positiv upptäckt i projektet har varit möjligheten att lyfta kvaliteten på inredningen genom återbruk.

”Vi hade aldrig kunnat köpa vissa designmöbler nytt, det kostar helt enkelt för mycket,” förklarar Sofia. ”Genom återbruk kan vi få tag på kvalitetsmöbler som höjer hela intrycket av kontoret samtidigt som vi håller både budget och tar ansvar för att inte producera mer än nödvändigt.”

Mer engagemang, men värt det

Sofia är ärlig med att återbruk ibland kräver mer tid och engagemang än att bara bläddra i en katalog och beställa nytt.

”Tillsammans med inredningsarkitekten lägger vi ner mycket tid på att hitta rätt möbler och matcha dem med det befintliga konceptet. När vi hittar en stol som funkar men behöver ett annat tyg måste vi kolla. Finns tyget? Kan vi klä om den? Hur lång tid tar det?”

”Det hade varit enklare att bara skicka hela underlaget till en leverantör av nya möbler. Men då hade vi producerat massa nya saker i onödan, med alla utsläpp som det innebär.”

För Sofia är den extra tiden en balansgång, det får inte ta hur lång tid som helst. Men ju mer erfarenhet man får av att jobba med återbruk, desto snabbare går det. Genom projektet arbetar hon och inredningsarkitekten aktivt för att inventera och bedöma vilka möbler som kan återanvändas, vilka som kan kompletteras och hur helheten ska hänga ihop.

”Det är ett stegvist arbetssätt som minskar kostnader och miljöpåverkan successivt,” säger hon. ”Och vi ser redan resultaten.”

En självklarhet för framtiden

När samtalet lider mot sitt slut frågar vi Sofia vad hon skulle säga till andra organisationer som funderar på återbruk. Hennes svar kommer utan tvekan.

”Det är inte något alternativ att bara köpa nytt. Vi lever i ett samhälle där vi måste ta ett gemensamt ansvar för vad som produceras. Det är extremt viktigt att vi tar vara på det som redan finns.”

Hon gör en kort paus innan hon fortsätter.

”Prisskillnaden mellan nytt och återbruk är ofta en morot, men för mig är det också viktigt att vi inte producerat något nytt om vi inte måste det.”

Framåt med ännu mer återbruk

När vi avslutar samtalet sitter vi kvar med känslan av att ha pratat med någon som ser långsiktigt. För Sofia handlar det inte om att vara trendig eller checka av en hållbarhetsbox. Det handlar om ett grundläggande ansvarstagande.

Vattenfalls projekt i Kolding fortsätter nu in i sin tredje och avslutande etapp. Med erfarenheterna från de två första faserna i ryggen är Sofia och teamet redo att ta återbruket till nästa nivå.

”Vi har lärt oss så mycket längs vägen,” säger hon. ”Hur vi kommunicerar, hur vi planerar, och vilka möbler som fungerar bäst i enlighet med Vattenfalls koncept.  Allt det här gör att vi kan öka återbruksgraden ännu mer i sista etappen.”

Resultatet talar för sig själv. 250 arbetsplatser i Danmark där hållbarhet och kvalitet går hand i hand. Där ingen märker att möblerna är begagnade, men där skillnaden för planeten är enorm.

Som Sofia avslutar samtalet med en sista uppmaning: ”Vi måste ta ett gemensamt ansvar. Det är inte längre ett val, det är en självklarhet.”

Det finns i dag många sätt att arbeta cirkulärt med kontorsinredning. För den som vill se konkreta exempel har vi tagit fram en lista över snygga hållbara kontor inredda med begagnade möbler.