Så förvandlade Gunnebo platsbrist till pulserande mötesplats

Det börjar inte med möbler. Det börjar med en känsla. När jag kliver in i Gunnebos lokaler i Göteborg är det just den känslan som slår mig först. Rörelsen. Sorlet från en lunch som precis rundas av i loungen. Någon slår sig ner med en kaffe, någon annan kopplar upp sig i ett projektrum.

Det är svårt att föreställa sig att samma yta för inte så länge sedan brottades med platsbrist. Men det var precis där resan började.

Ett växande behov blev startskottet

Bakgrunden var egentligen ganska klassisk. Organisationen hade vuxit, men lokalerna hade inte utvecklats i samma takt. Arbetsplatserna räckte inte till – och ytorna användes inte optimalt.

– Vi hade inte utnyttjat lokalerna fullt ut och vi hade för få platser för antalet medarbetare, berättar kontorschef Birgit Kallerdahl.

Istället för att leta större lokaler gjordes en analys av hur ytan faktiskt användes. Den visade att mycket handlade om struktur – inte kvadratmeter.

Behovet kokades ner till tre frågor:

Hur stödjer vi olika avdelningar och deras behov?
Hur skapar vi fler platser?
Och hur gör vi det utan att bygga om allt?

Från fasta platser till ett mer levande kontor

När vi slår oss ner i ett av mötesrummen berättar de hur arbetssättet förändrats över tid. För 5 år sedan hade alla egna platser. Idag är det några få roller som har fasta rum och för de flesta gäller fri sittning efter först till kvarn-principen. Det intressanta är att det inte krävts särskilt mycket styrning.

– Folk har hittat sina rutiner själva. Vissa team samlas naturligt vissa dagar, säger Birgit.

Tidigare test med bokningssystem skapade snarare hinder än flöde. Platser bokades men användes inte – vilket gjorde att andra stannade hemma i onödan. Lösningen blev istället att skapa en miljö där det alltid finns en plats – och där platserna dessutom är attraktiva.

Hållbarhet var ett självklart vägval

Redan tidigt i processen stod det klart att återbruk skulle bli en bärande del. Det var inget experiment – utan ett medvetet val, grundat i både värderingar och tidigare erfarenheter.

– Att återbruka möbler var vi ganska överens om väldigt tidigt, säger Birgit.

Men hållbarheten handlade inte bara om klimatpåverkan. Den handlade lika mycket om flexibilitet. När arbetssätt förändras måste även kontoret kunna göra det.

Lösningen? Att hyra återbrukade kontorsmöbler och låta kontoret utvecklas i takt med organisationen.

Att möblera för det man ännu inte vet

Vi går förbi det som kallas biblioteket – en tyst fokusyta där samtal dämpas och skärmarna lyser i stillhet. Det är en helt ny typ av zon för organisationen. Just därför valde man att inte låsa sig.

I stället för att köpa in möbler permanent valde de att hyra stora delar av inredningen till just de här nya ytorna. Ett sätt att skapa handlingsutrymme i ett läge där arbetssättet fortfarande var under utveckling.

– Visar det sig att det inte används kan vi tänka om och byta ut möblemanget, säger Birgit.

Hyreslösningen gjorde det möjligt att tänka mer experimentellt – utan att riskera att stå med fel investeringar några år senare. Flera ytor byggdes med samma tanke: testa först, optimera sen.

Det gäller inte minst loungeytan och projektzonerna – miljöer där både möblering och funktion kan utvecklas över tid.

När små förändringar gör störst skillnad

I loungen stannar Sandra, Office Coordinator, till vid en av sofforna. Hon ler lite när hon berättar.

– Den där var inte så kul innan. Men vi klädde om den – och plötsligt passade den in perfekt. Samma gäller även fåtöljer.

Det är en återkommande insikt från projektet: transformationen sitter ofta i detaljerna. Att byta tyg, lacka om eller justera färgsättning gav större effekt än många väntat sig. Och samtidigt sparades både resurser och budget.

Medarbetarnas reaktion

En vanlig fråga i återbruksprojekt är hur det tas emot internt. Här var svaret tydligt. Responsen var genomgående positiv.

– Folk tycker det är väldigt fint. Färgerna gillas mycket, säger Sandra.

Faktum är att många inte ens reflekterade över att möblerna var återbrukade. Och när de fick veta det – ökade snarare stoltheten. Gamla soffor som klätts om blev ett samtalsämne, inte en kompromiss.

Ytan som förändrade allt

Vi återvänder till loungen. Det är här projektets största fysiska förändring skedde. Tidigare låg ett konferensrum här – ett rum som stal yta men sällan fylldes. När väggen togs bort öppnades lokalen upp, bokstavligen.

Idag rymmer ytan:

• Gemensamma luncher
• Interna frukostar
• Föreläsningar
• Kickoffer

– Här fick vi mycket mer värde och yta än tidigare, säger Birgit.

Sandra fyller i att de nyligen haft en kickoff här för runt 40 personer – något som inte varit möjligt tidigare. Kontoret fick plötsligt ett hjärta.

Designstöd som låste upp potential

Projektet drevs utan extern inredningsdesigner – men inte utan designstöd.

I stället kom mycket av det gestaltande arbetet att ske i nära dialog med Evelina, projektledaren på Rekomo, genom materialval, färgsättning och omklädsel. Ett samarbete som visade sig bli avgörande – inte minst när det gällde att se potentialen i det de redan hade.

– Det var väldigt värdefullt att ha någon att bolla med. Inte bara en säljare, utan någon som kunde se helheten och komma med konkreta förslag, säger Birgit.

Hon beskriver hur Evelina hjälpte dem att våga tänka ett varv till.

Gamla soffor, fåtöljer och soffbord behövde inte bytas ut – de kunde kläs om eller lackas om. Och materialval kunde lyfta helhetskänslan mer än man först trott.

– Är man inte själv bekväm med design och färgval var det väldigt uppskattat att ha den hjälpen och det bollplanket, säger Birgit.

Stödet gjorde att de inte bara fattade fler beslut – utan bättre beslut. Och även för den inredningsintresserade internt gav samarbetet nya perspektiv på hur återbruk kan förädlas, inte bara användas.

Låt kontoret växa fram

En av de tydligaste lärdomarna handlar om tempo. Allt behöver inte beslutas dag ett.

– Vissa detaljer måste få komma senare när man ser helheten, säger Birgit.

Lampor, textilier och akustiklösningar fick justeras efter inflytt. Vissa idéer höll – andra fick omprövas. Kontoret fick mogna, snarare än levereras färdigt.

Cirkularitet på riktigt

Hållbarhetsperspektivet stannade inte vid inköp. Möbler som inte längre behövdes fick nytt liv någon annanstans.

– Vi sålde vidare sådant som fungerade istället för att slänga, säger Birgit.

Och det som inte kunde säljas återvanns ansvarsfullt. Det gjorde projektet cirkulärt – i båda riktningar.

Personligt – bortom standard

I köket visar Sandra stolarna de valt att lacka om i specialkulör. Hon beskriver det som en oväntad bonus. Att arbeta med återbruk gav inte mindre valfrihet – utan mer.

– Man kan få det mer personligt än om man bara väljer ur standardutbudet.

Tyger, färger och uttryck kunde anpassas på ett sätt som gjorde kontoret unikt.

Ett kontor i ständig rörelse

När vi avslutar rundturen återkommer vi till där vi började. Känslan. Den där svårmätbara men tydliga energin i en arbetsplats som fungerar. Projektet avslutades inte vid inflytt. Utvärderingar pågår, akustik testas, justeringar planeras. Kontoret ses inte som färdigt – utan som levande.

Slutord

Det är lätt att prata om kvadratmeter, möbelval och budget. Men i slutändan handlar kontor om människor.

Hur de möts.
Hur de fokuserar.
Hur de trivs.

Gunnebos resa visar att hållbar inredning inte handlar om att kompromissa. Det handlar om att våga tänka nytt kring det man redan har.

Och ibland börjar en förflyttning med något så enkelt som att klä om en soffa – och sluta se den som gammal.