Ska man välja nya eller begagnade kontorsmöbler?

Att välja mellan nya och begagnade kontorsmöbler är idag en betydligt större fråga än tidigare. För många företag handlar beslutet inte bara om budget, utan också om hållbarhet och uttryck. Samtidigt har marknaden för återbrukade kontorsmöbler utvecklats. Det finns fler professionella aktörer, kringtjänster och volymerna är betydligt större. Återbruk är därmed ofta både alternativ och ett komplement till nyproduktion.

Rekomo arbetar främst med återbrukade kontorsmöbler och möter dagligen företag som försöker hitta rätt balans mellan ekonomi, hållbarhet, design och tillgänglighet. Erfarenheterna i den här guiden bygger därför på verkliga projekt och de frågor företag ofta ställs inför när de ska välja mellan nya och begagnade lösningar. Här går vi igenom vad som är värt att jämföra för att kunna fatta rätt beslut utifrån verksamhetens behov.

I korthet

• Begagnade kontorsmöbler kostar ofta mindre än nya.
• Klimatpåverkan från återbruk är väsentligt lägre än vid nyproduktion.
• Skillnaden i uttryck handlar ofta mer om inredningsstil.
• Kontorsmöbler är ofta byggda för att hålla i flera decennier.
• Många företag kombinerar idag nya och återbrukade möbler.

Vad är egentligen skillnaden mellan nya och begagnade kontorsmöbler?

Begagnade kontorsmöbler är inget nytt fenomen och professionella återbruksaktörer har funnits på marknaden i många år. Däremot har både utbudet och synen på återbruk förändrats tydligt de senaste åren.

Tidigare handlade kontorsinredning ofta mer om att välja specifika produktserier eller exakt samma modeller genom hela kontoret. Idag utgår många företag istället mer från stil och helhetskänsla – vilket också har öppnat upp för att kombinera nya och återbrukade möbler på ett helt annat sätt än tidigare.

Samtidigt finns det fortfarande en vanlig missuppfattning att begagnade kontorsmöbler främst handlar om äldre eller slitna produkter. I praktiken handlar det ofta mer om kvalitetsmöbler som byts ut långt innan de är tekniskt förbrukade.

För många företag handlar valet därför mindre om “nytt eller begagnat” och mer om vilken balans man vill hitta mellan budget, hållbarhet, uttryck och tillgänglighet. I praktiken kombinerar många verksamheter både nya och återbrukade möbler i samma projekt.

Vad bör man jämföra innan man väljer?

Vilken lösning som passar bäst beror ofta på hur verksamheten ser ut, vilka prioriteringar som är viktigast och hur länge möblerna ska användas. För vissa företag är hållbarhet avgörande, medan andra prioriterar tillgänglighet, uttryck eller möjligheten att hålla nere investeringen.

Det här är ofta mest relevant att jämföra:

• Hur stor investeringen blir totalt
• Hur stor klimatpåverkan lösningen får
• Kvalitet, skick och teknisk livslängd
• Hur viktigt det är med exakt uttryck eller specialanpassning
• Tillgänglighet, leveranstider och logistik

Pris och totalekonomi

Den största skillnaden mellan nya och begagnade kontorsmöbler handlar ofta om ekonomi. Begagnade kvalitetsmöbler kostar vanligtvis betydligt mindre än motsvarande nyproduktion och ligger i många fall omkring halva nypriset.

Samtidigt är det viktigt att inte bara jämföra inköpspriset. Kvalitetsmöbler har ofta lång teknisk livslängd och ett kvarvarande andrahandsvärde även efter flera års användning. Nyproducerade möbler tappar däremot ofta relativt mycket i värde under de första åren.

I våra projekt märker vi ofta att företag använder återbruk för att kunna prioritera högre kvalitet eller bättre design inom samma budget. Man kan exempelvis få en begagnad premiumstol till ungefär samma pris som en ny stol i budgetsegmentet.

För verksamheter med större kontorsytor kan skillnaden i investering därför bli betydande.

Klimatpåverkan och hållbarhet

Att välja begatnade kontorsmöbler innebär i många fall en kraftigt lägre klimatpåverkan jämfört med att köpa nytt. Enligt bland annat RISE kan professionellt återbruk minska CO₂-utsläppen med upp till 90 procent.

Den största delen av klimatpåverkan från kontorsmöbler uppstår vanligtvis i själva nyproduktionen. Transporter påverkar också klimatavtrycket men själva produktionen är betydligt mer resurskrävande.

Transporter påverkar klimatavtrycket oavsett om möblerna är nya eller begagnade. Många budgetmöbler kommer i platta paket, medan premiummöbler oftare är monterade. Själva transporten av budgetmöbler ger en lägre klimatpåverkan men å andra sidan är livslängden kortare.

En vanlig missuppfattning är att begagnade möbler har kort livslängd. Kontorsmöbler av hög kvalitet kan enligt Upphandlingsmyndigheten ofta hålla i flera decennier. Samtidigt byts möbler i praktiken ofta ut långt tidigare på grund av flytt, förändrade arbetssätt eller omorganisationer snarare än att de är utslitna.

Det innebär att det idag finns ett stort inflöde av professionella kvalitetsmöbler på andrahandsmarknaden som fortfarande har lång teknisk livslängd kvar.

Kvalitet, garanti och skick

Många förknippar fortfarande begagnade möbler med lägre kvalitet eller större osäkerhet. I praktiken handlar det däremot ofta om samma etablerade varumärken och produktserier som används i nyproducerade kontorsprojekt.

Skillnaden ligger främst i att möblerna redan har använts under en period och därefter rekonditionerats, kvalitetssäkrats eller uppgraderats innan de säljs vidare. Många professionella återbruksaktörer erbjuder idag också garanti mellan ett och tre år.

Det finns samtidigt också stora skillnader mellan olika produktsegment. Professionella kvalitetsmöbler är byggda för betydligt hårdare användning än många produkter i budgetsegmentet, vilket också påverkar både känsla, funktion och möjligheten till återbruk över tid.

Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att återbrukade möbler fortfarande är just begagnade i någon utsträckning. Skicket kan därför variera, vilket också gör att många aktörer arbetar med egna skickklassificeringar.

I våra projekt märker vi att företag resonerar ganska olika kring detta. Vissa vill att möblerna ska vara så nära nyskick som möjligt, medan andra inte tycker det spelar någon större roll om ett bordsstativ har en mindre repa. Och en del till och med uppskattar att mindre skavanker blir en del av karaktären.

Design, uttryck och anpassning

En vanlig missuppfattning är att det krävs nyproduktion för att skapa ett enhetligt och professionellt kontor. I praktiken märker vi ofta att resultatet snarare handlar om hur tydlig den övergripande inredningsidén är än om möblerna är nya eller återbrukade.

Företag som börjar med att definiera stil, funktion och känsla innan de börjar välja enskilda produkter får ofta ett mer genomarbetat slutresultat. När fokus istället hamnar på att hitta exakt samma modeller eller produktserier genom hela kontoret blir projekten ofta både dyrare och mindre flexibla – oavsett om man väljer nytt eller begagnat.

Eftersom kontorsmöbler byts ut relativt snabbt finns det idag också ett stort utbud av moderna produkter på återbruksmarknaden i flera olika segment – från enklare standardmöbler till etablerade premiumvarumärken. Det gör att många företag idag kombinerar olika nivåer beroende på funktion och prioriteringar i olika delar av kontoret.

I våra projekt märker vi exempelvis att många verksamheter väljer mer standardiserade lösningar för större arbetsytor, samtidigt som man prioriterar premiumprodukter i mötesrum, loungeytor eller andra miljöer där uttryck och upplevelse får större betydelse.

Många återbruksaktörer erbjuder dessutom omlackering, omklädsel och andra specialanpassningar. I praktiken används återbruk därför ofta inte bara för att minska kostnader eller klimatpåverkan, utan också för att skapa större frihet att prioritera kvalitet, material och uttryck inom samma budget.

Leveranstider och logistik

Leveranstider varierar både för nya och begagnade kontorsmöbler.

Begagnade möbler som redan finns på lager kan ofta levereras snabbt, medan specifika modeller ibland kan ta längre tid att hitta. Samtidigt har nyproducerade möbler som inte finns i lager ofta leveranstider på flera månader beroende på tillverkning, materialval och logistik.

I våra projekt märker vi också att just logistik och transport påverkar både kostnad och ledtid mer än många först tror. När möbler hämtas från flera olika lager eller leverantörer ökar ofta både transporter och projektkostnader jämfört med när större delar av lösningen samlas från färre platser.

I praktiken handlar det därför ofta om att väga specifika önskemål mot helhet, ledtid och projektkostnad. I många fall kan likvärdiga alternativ vara ett smartare val än att lägga extra transporter och resurser på att få fram en exakt modell.

Snabb jämförelse – nytt vs begagnat

Många företag kombinerar idag nya och begagnade möbler

I praktiken väljer många företag idag inte bara ett alternativ. Det är vanligt att kombinera nya och begagnade möbler i samma projekt för att skapa rätt balans mellan budget, hållbarhet, tillgänglighet och uttryck.

Ett företag kan exempelvis välja återbrukade arbetsplatser och samtidigt investera i nya speciallösningar eller specifika produkter där kraven är högre. Andra prioriterar premium i sociala ytor och standardiserade lösningar i större arbetsytor.

I ett projekt valde ett företag exempelvis att använda återbrukade arbetsplatser för större delen av kontoret, samtidigt som man valde nyproducerade speciallösningar i vissa mötesrum. På så sätt kunde man både minska investeringen och skapa ett mer genomarbetat uttryck inom samma budget.

För många handlar beslutet därför mindre om att hitta ett “rätt” alternativ och mer om att förstå vilka delar av projektet som är viktigast att prioritera.

Olika prioriteringar – olika val

Vilken lösning som passar bäst beror ofta på vilka behov som väger tyngst i det enskilda projektet. Tabellen visar några vanliga prioriteringar och hur företag ofta brukar resonera kring nya och begagnade möbler.

Vanliga frågor och svar om nya och begagnade kontorsmöbler