Veidekke byggde om – lät stil och känsla styra val av möbler

Det första som möter oss hos Veidekke i Göteborg är receptionen. Den ligger mitt i rummet nu. Synlig, självklar, nästan som ett nav i kontoret. Trä, textilier och ljusare material gör att rummet känns mer som ett vardagsrum än en entré till ett byggbolag.

Så såg det inte ut tidigare.

– Receptionen var väldigt intetsägande tidigare och hamnade i skymundan, många besökare missade både den och vår receptionist som satt dold bakom en hög receptionsdisk, säger Susanne Westman, regioncontroller på Veidekke Bygg Väst.

Susanne är också kontorsansvarig för Veidekkes kontor i Mektagonen. När kontoret skulle byggas om hamnade ansvaret att projektleda på hennes bord. Det började egentligen med en ganska enkel insikt. Kontoret hade blivit för stort. Och för spretigt.

Ett kontor som blivit för stort

Veidekke är ett av Nordens största bygg- och anläggningsföretag, med cirka 8000 medarbetare i koncernen och omkring 2 500 i Sverige.

Kontoret i Göteborg hade dock vuxit fram över tid. Förändring av affärsområden inom koncernen gjordes. Pandemin hade förändrat arbetssätt. Samtidigt satt delar av verksamheten fortfarande kvar i en struktur som inte längre speglade hur arbetet faktiskt såg ut.

Resultatet blev ett kontor som kändes både för stort och splittrat.

– Vi hade nästan 2 000 kvadratmeter tidigare och var uppdelade på två våningar. När vissa verksamheter flyttade ut blev det väldigt mycket tom yta, säger Susanne.

Samtidigt förändrades arbetslivet. Fler möten blev digitala och alla behövde inte längre en fast plats varje dag. När hyresavtalet skulle omförhandlas tre år senare blev det tydligt att något behövde göras.

Stanna kvar – men tänka om

Veidekke började med en grundlig behovsanalys. Byggverksamheten, anläggningssidan och centrala funktioner satt alla i samma lokaler. Nu behövde de tillsammans definiera hur kontoret faktiskt skulle användas.

Frågor som diskuterades:

• Hur många fasta arbetsplatser behövs egentligen?
• Hur många flexplatser?
• Hur många mötesrum och Teams-rum?
• Hur kan kontoret stödja projektarbete bättre?

Parallellt undersöktes andra alternativ som att flytta eller bygga nytt. Men det visade sig snabbt att det både var svårt att hitta ett alternativ till nuvarande lokalisering samt att det blev dyrare än förväntat.

– Vi tittade faktiskt på andra kontor också. Men det är dyrt att flytta och svårt att hitta bra parkeringsmöjligheter. Till slut landade vi i att stanna kvar och bygga om.

Istället tog man ett större grepp om den befintliga ytan. Kontoret minskades från nästan 2 000 till cirka 1 300 kvadratmeter.

Osäkerheten

När det kom till möbler stod organisationen inför ett vägval. Skulle man köpa nytt – eller arbeta mer cirkulärt? Svaret var inte självklart från början.

– Det var faktiskt inte en självklarhet att välja begagnat, säger Susanne.

Hon och en kollega hade blivit inbjudna till ett frukostseminarium hos Rekomo där ett genomfört kontorsprojekt presenterades. Det blev startpunkten till en dialog om återbruk.

Men internt fanns frågor framförallt kring leveranstider och hur slutresultatet faktiskt skulle se ut.

– Det är ju lite annorlunda när man jobbar med återbruk. Man vet inte alltid exakt vilken stol man kommer få, utan mer stilen och känslan, säger Susanne.

Men just det blev också en styrka i projektet, menar Emma Eriksson på Rekomo.

– En viktig del i att arbeta med återbruk är att kunna öppna upp för nya förslag och lita på processen. När man utgår från en vision, ett koncept och en känsla blir det mycket lättare att hitta möbler som fungerar tillsammans – oavsett om man köper nytt eller begagnat, eller blandar, säger hon.

Det innebar också att kontoret växte fram steg för steg. Men till slut vägde två faktorer tyngst i beslutet.

– Pris och hållbarhet blev det som avgjorde, berättar Susanne.

Återbruk – både i möbler och byggnation

Kontorsprojektet handlade inte bara om möbler. Även själva ombyggnaden präglades av återbruk.

• dörrar återanvändes och målades om
• glaspartier flyttades och användes igen
• befintliga skrivbord byggdes om till mindre arbetsplatser
• stolar och pallar lackerades och kläddes om

– Vi har faktiskt återbrukat ganska mycket av våra egna möbler också, berättar Susanne.

En grundlig inventering gjordes och vi konstaterade att vi med relativt små medel kunde återanvända mycket av Veidekkes befintliga möbler, säger Emma och påpekar vikten av att använda det man har i första hand. Hur kan det vi har anpassas för att få plats i nytt koncept och vision – det är en viktig del i att tänka hållbart.

De större skrivborden kapades ner och användes till flexplatser. Stativ återanvändes, stolsben lackerades om och klädda möbler fick uppdaterat tyg.

Veidekke samarbetade med Emma Eriksson, inredare och projektledare på Rekomo, men tog även hjälp av inredningsarkitekten Annie Leonsson på White Arkitekter för att skapa en enhetlig stil genom hela kontoret.

Emma blev involverad tidigt i projektet och deltog i dialoger kring planlösning och möjliga lösningar tillsammans med Veidekkes byggarkitekt. Ganska snabbt såg hon att projektet skulle vinna på att kompletteras med ytterligare en kompetens.

Därför initierades samarbetet med Annie Leonsson, som bl a tog fram möbleringsplan och färgsättning. Med en gemensam vision på plats blev det enklare att hålla ihop helheten. Att ta in en expert ett par timmar tidigt i ett större projekt kan spara mycket tid och missförstånd genom hela projektet, menar Emma.

Arbetet skedde i nära dialog. En gemensam Teams-kanal användes för att diskutera möbler och material löpande.

– Emma kunde skicka en bild på en lampa och så fick vi säga vad vi tyckte. I början jobbade vi mycket i Excel med möblering rum för rum, säger Susanne.

Ett kontor som känns helt annorlunda

När projektet var klart var förändringen tydlig. Det tidigare kontoret beskrivs av Susanne med ett ord: Spretigt.

– Det var lappat och lagat lite överallt. Olika möbler och ingen röd tråd. Det kändes ganska kalt, mörkt och tråkigt, säger Susanne.

Idag är känslan den motsatta. Kontoret är ljusare, mer sammanhållet och betydligt varmare. Det gamla svarta klinkergolvet har ersatts av ljus parkett. Väggar har öppnats upp och dagsljuset når längre in i lokalerna.

Och mitt i allt – receptionen. Designad och ritad av White arkitekter.

– Den är verkligen en höjdpunkt. Våra egna snickare byggde den och vi är väldigt stolta över den, säger Susanne.

Ingen märker att möblerna är begagnade

En vanlig oro inför cirkulära kontorsmöbler är hur det faktiskt kommer upplevas. Men i Veidekkes fall märks det knappt.

– Jag tror inte att någon tänker på att det är begagnade möbler. Det kunde lika gärna varit nytt, menar Susanne.

Istället kommenterar besökare ljuset, värmen och helhetskänslan.

– Många säger att det känns mycket mer hemtrevligt nu, berättar Susanne.

Tre lärdomar

När Susanne blickar tillbaka på projektet finns några tydliga insikter:

Gör en ordentlig behovsanalys – ta reda på hur kontoret faktiskt används innan ni bestämmer lösning.

Planera för mer tid än ni tror – ombyggnader och förändringar tar nästan alltid längre tid.

Försök ha roligt under processen – många viljor ska samsas när ett kontor byggs om.

– Det går inte att göra alla nöjda. Man måste göra det bästa för helheten, avslutar Susanne.

Förebilder

Bilderna Emma tog innan ombyggnaden säger mer än ord. Det kontor Susanne beskriver som ”spretigt, kallt och tråkigt” finns där – liksom receptionen där receptionisten satt dold bakom en hög disk och många besökare inte ens hittade fram.

Att sedan se hur samma ytor ser ut idag är en påminnelse om vad rätt inredning och en genomtänkt planlösning kan göra. Inte bara för en arbetsplats, utan för känslan av att faktiskt vilja vara där.