Ska man köpa eller hyra kontorsmöbler?

Att välja mellan att köpa eller hyra kontorsmöbler är idag en betydligt större fråga än tidigare. För många företag handlar beslutet inte bara om budget, utan också om flexibilitet, förändringstakt och hur länge möblerna ska användas.

Samtidigt förändras många arbetsplatser snabbare än förr. Hybridarbete, nya arbetssätt, tillväxt, omorganisationer och förändrade lokalbehov gör att fler företag idag försöker bygga kontor som är enklare att anpassa över tid.

Vi arbetar främst med återbrukade kontorsmöbler och olika cirkulära upplägg, men möter dagligen verksamheter med väldigt olika behov. För vissa företag är köp det mest relevanta alternativet, medan andra prioriterar flexibilitet eller vill undvika stora initiala investeringar. I praktiken kombinerar dessutom många verksamheter idag flera olika upplägg.

I den här guiden går vi igenom tre viktiga skillnader mellan att köpa och hyra kontorsmöbler – med för- och nackdelar, så att ni kan ta ett bra beslut internt för er situation.

I korthet

• Hyra minskar ofta den initiala investeringen
• Köp kan bli billigare över längre tid
• Flexibilitet är ofta viktigare än många tror
• Många kombinerar idag köp och hyra
• Tidsperspektivet påverkar vilket upplägg som blir mest ekonomiskt

Vad bör man jämföra innan man väljer lösning?

Det finns sällan en lösning som är rätt för alla företag. Vilket upplägg som passar bäst beror ofta på hur länge möblerna ska användas, hur mycket flexibilitet verksamheten behöver och hur snabbt behoven kan förändras över tid. Men även klimpatpåverkan.

Här går vi igenom

• Kostnad, kapitalbindning och värdeminskning
• Flexibilitet och hur snabbt behoven kan förändras
• Klimatpåverkan, kvalitet och teknisk livslängd
• Hur länge lösningen ska användas
• Hur viktigt det är att kunna anpassa kontoret över tid

Pris och totalekonomi

Att köpa kontorsmöbler innebär ofta en större investering direkt, särskilt om hela kontoret inreds med nyproducerade möbler. Begagnade kontorsmöbler ligger samtidigt ofta betydligt lägre, ofta runt halva nypriset. För startups eller företag som saknar kapital kan därför ofta ett hyresupplägg vara en bra lösning.

Att köpa innebär också en viss kapitalbindning, vilket kan påverka andra investeringar i verksamheten. För vissa företag kan hyra vara ett sätt att behålla större ekonomisk flexibilitet, särskilt i perioder där mycket förändras samtidigt eller där framtida behov fortfarande är svåra att förutse.

Samtidigt är det en vanlig missuppfattning att hyra alltid blir billigare eller mer ekonomiskt. I praktiken handlar det snarare om tidsperspektivet. Är behoven stabila och möblerna planeras användas mer än 5-7 år blir köp ofta mest ekonomiskt över tid –  särskilt när det handlar om professionellt återbrukade möbler där den största värdeminskningen redan har skett.

Kontorsmöbler skrivs ofta av över omkring fem år, men det betyder inte att de saknar värde efter den perioden. Nyproducerade möbler tappar ofta relativt mycket i värde de första åren, medan begagnade kvalitetsmöbler vanligtvis har en lägre procentuell värdeminskning eftersom den största värdenedgången redan har skett. Många företag väger därför även in möjligt restvärde när de jämför olika lösningar.

Vi märker ibland att många underskattar hur mycket förändringar över tid påverkar den verkliga kostnaden. Om arbetsplatser behöver kompletteras, byggas om eller flyttas efter några år kan flexibiliteten i upplägget bli minst lika viktig som själva inköpspriset.

I ett projekt arbetade vi exempelvis med ett företag som samtidigt stod inför både en större IT-investering och en ombyggnation av kontoret. De ville minska klimatpåverkan genom återbruk, men samtidigt undvika att binda för mycket kapital innan de visste hur organisationen skulle utvecklas. Lösningen blev att hyra återbrukade kontorsmöbler under en period för att behålla större flexibilitet inför kommande förändringar.

Flexibilitet och förändringstakt

Förändringstakten har ökat i många verksamheter. Team växer och minskar, arbetssätt förändras och kontor används ofta på andra sätt än för bara några år sedan. Samtidigt märker vi att många företag fortfarande underskattar hur snabbt behoven faktiskt kan förändras över tid.

För verksamheter som befinner sig i tillväxt, omorganisation eller förändring kan möjligheten att anpassa arbetsplatsen därför väga tyngre i beslutet. Att hyra kontorsmöbler gör det ofta enklare att skala upp eller ner, komplettera arbetsplatser eller förändra delar av kontoret utan att behöva göra nya större investeringar.

Samtidigt är det en vanlig missuppfattning att flexibilitet främst är relevant för startups eller tillfälliga verksamheter som t ex ett event eller projekt. I praktiken ser vi ofta att även etablerade företag uppskattar möjligheten att kunna anpassa kontoret i takt med att organisationen förändras.

Att hyra kan också vara en fördel om man vill testa nya arbetssätt innan man fattar beslut om en större och mer långsiktig investering. Det kan exempelvis handla om att prova aktivitetsbaserade ytor, förändra mötesmiljöer eller utvärdera hur olika typer av arbetsplatser faktiskt används i praktiken.

I ett projekt valde ett företag att hyra större delen av arbetsplatserna under en period där man testade ett nytt arbetssätt och samtidigt stod inför en möjlig expansion. På så sätt kunde man skapa ett fullt fungerande kontor utan att låsa sig vid en lösning innan man visste hur organisationen faktiskt skulle utvecklas.

För verksamheter med mycket stabila och långsiktiga behov kan köp samtidigt fortfarande vara det mest naturliga alternativet. Många företag sitter kvar länge i samma lokaler och har relativt små förändringar över tid. I de situationerna blir flexibilitet ofta mindre avgörande än totalekonomi och långsiktigt ägande.

Att hyra handlar därför ofta mindre om att hitta en tillfällig lösning – och mer om hur mycket osäkerhet eller förändring verksamheten vill kunna hantera över tid.

Klimatpåverkan i praktiken

Kontorsmöbler av hög kvalitet kan enligt Upphandlingsmyndigheten ofta hålla i flera decennier. Samtidigt byts möbler i praktiken ofta ut långt tidigare på grund av flytt, omorganisationer eller förändrade arbetssätt – snarare än att de är utslitna. Det innebär att det idag finns ett stort inflöde av professionella kvalitetsmöbler på andrahandsmarknaden som fortfarande har lång teknisk livslängd kvar.

Att välja återbrukade kontorsmöbler kan enligt bland annat RISE minska klimatpåverkan med upp till 90 procent jämfört med nyproduktion. Det gäller oavsett om möblerna köps eller hyrs. Den största delen av klimatpåverkan inom möbelindustrin uppstår vanligtvis i själva nyproduktionen – genom materialanvändning, energiåtgång och tillverkning.

En vanlig missuppfattning är att transporterna står för den största delen av klimatavtrycket. Transporter påverkar också klimatpåverkan, men i de flesta fall betydligt mindre än själva produktionen. Det kostar exempelvis ungefär lika mycket CO₂ att transportera en ny och en begagnad kontorsstol.

Samtidigt finns det skillnader mellan olika produktsegment. Budgetmöbler transporteras ofta mer effektivt eftersom de levereras omonterade, men har samtidigt vanligtvis kortare livslängd och lägre möjlighet till återbruk över tid.

I våra projekt märker vi också att hållbarhet idag sällan handlar enbart om klimatmål. För många verksamheter handlar det lika mycket om trovärdighet, långsiktighet och att omsätta hållbarhetsarbete i praktiken. Samtidigt vill de flesta företag fortfarande skapa representativa och professionella miljöer vilket gör att kvalitet och uttryck ofta blir minst lika viktiga som själva klimatbesparingen.

Det är också därför många företag idag kombinerar återbruk med nyproduktion beroende på behov, funktion och vilka delar av kontoret som prioriteras olika.

Att välja mellan köp och hyra är ofta bara en del av beslutet. Många företag jämför idag också nya och begagnade kontorsmöbler utifrån skillnader i klimatpåverkan, kvalitet, design och totalekonomi.

→ Ska man köpa nya eller begagnade kontorsmöbler?

Kombinera köp och hyra

I praktiken väljer många verksamheter idag inte bara ett alternativ. Det är vanligt att kombinera köp och hyra i samma projekt beroende på vilka delar av kontoret som behöver vara mest flexibla.

Ett företag kan exempelvis välja att köpa större delen av arbetsplatserna men samtidigt hyra möbler till projektbaserade team, tillfälliga ytor eller delar av verksamheten där behoven förändras snabbare.

Andra prioriterar långsiktigt ägande i vissa delar av kontoret och större flexibilitet i andra.

För många handlar beslutet därför mindre om att hitta ett enda “rätt” upplägg och mer om att förstå vilka prioriteringar som är viktigast för den egna verksamheten.

Olika prioriteringar – olika val

Det finns sällan ett upplägg som är rätt för alla företag. I praktiken handlar valet ofta om vilka behov som väger tyngst i den egna verksamheten.

Frågor och svar