Kontorslandskap: Från energitjuv till fokusmaskin

Även om du nynnar för dig själv att du trivs bäst i öppna landskap på vägen till jobbet, tystnar musiken rätt snabbt när du sätter dig vid skrivbordet. Där har du istället Teams-möten, smattrande tangentbord och fikarummets eviga surr.

Forskning visar att medarbetare i öppna kontorslandskap presterar upp till 20 procent sämre än de som har eget rum. Ändå sitter majoriteten av Sveriges kontorsarbetare i någon form av öppen planlösning. Den här guiden visar hur du som chef kan förvandla ett öppet kontorslandskap från en produktivitetsfälla till en miljö där fokus och välmående går hand i hand

Vad är ett öppet kontorslandskap?

Ett öppet kontorslandskap är precis vad det låter som, en stor yta där alla sitter tillsammans, utan väggar emellan. Skrivborden står i rader eller kluster, och grundidén är enkel. Tar vi bort väggarna börjar människor och avdelningar prata med varandra.

Idén kommer från 1950-talets Tyskland. Designgruppen Quickborner ritade det första öppna kontoret, eller ”Bürolandschaft” som de kallade det. Riv väggarna, sätt alla i samma rum och låt idéerna flöda fritt. Hierarkier skulle suddas ut och idéer skulle flöda fritt mellan avdelningar.

Att det dessutom blev billigare, “fler skrivbord på färre kvadratmeter” gjorde inte saken sämre. Idag har bara 19 procent av kontorsarbetarna i Stockholm ett eget rum. Hela 42 procent har inte ens en egen fast plats.

Men besparingen på kvadratmetrarna kan vara missvisande när du räknar in produktivitetsförlusten.

Forskningen är tydlig: öppna kontorslandskap har problem

Studier visar ett tydligt mönster: öppna kontorslandskap påverkar både hälsa och prestation negativt för många medarbetare.

Forskning från Gävle Högskola visar att medarbetare i öppna miljöer producerar i genomsnitt 20 procent sämre än de med eget kontor. Omräknat innebär det att åtta personer på egna rum åstadkommer lika mycket som tio personer i ett öppet landskap.

Forskaren Aram Seddigh vid Stockholms universitet bekräftar bilden. Avbrott i tankearbetet tar 15-20 minuter att återhämta sig från. Om det sker flera gånger om dagen går 3-5 timmar av effektiv arbetstid förlorad.

En studie från Karlstads universitet visar dessutom att anställda i öppna kontorslandskap mår sämre och är mer missnöjda med sina arbeten än kollegor med eget kontorsrum. Utöver ljudnivån bidrar visuella störningar, avsaknad av personligt utrymme och brist på kontroll över sin arbetsmiljö till problemen.

Slutsatsen för dig som chef: De kortsiktiga besparingarna på lokalkostnader kan vara avsevärt lägre än de dolda kostnaderna för minskad produktivitet och ökad personalomsättning.

Öppet kontorslandskap vs aktivitetsbaserat kontor: vad är skillnaden?

Många blandar ihop begreppen, men skillnaden är avgörande för hur väl kontoret fungerar.

Det öppna kontorslandskapet

Alla sitter i samma rum. Du har din plats, kanske grupperad med din avdelning, och där sitter du. Hela dagen. Oavsett om du behöver ringa ett privat samtal, brainstorma med teamet eller gräva ner dig i en rapport.

Det aktivitetsbaserade kontoret

Här väljer du plats efter uppgift.

Behöver du fokus? Sätt dig i den tysta zonen.
Dags för brainstorm? Boka samarbetsytan.
Snabbt telefonsamtal? Kliv in i ett telefonrum.

Kontoret är uppdelat i zoner för olika typer av arbete, och du rör dig mellan dem under dagen.

Forskning från Högskolan i Gävle visar att medarbetare som byter arbetsyta flera gånger per dag skattar sin produktivitet högre än de som sitter still. Det aktivitetsbaserade kontoret har också bättre förutsättningar för välmående och prestation, men med en viktig brasklapp, det måste finnas tillräckligt med tysta platser. Annars byter du bara en typ av störning mot en annan.

Vad bör du välja?

Det beror på hur ni jobbar. Men en sak är forskningen överens om, oavsett vilken modell ni väljer: Utan tysta zoner, avskärmade ytor och möjlighet att välja arbetsplats kommer frustrationen smygande.

5 konkreta steg: från problem till fungerande kontorslandskap

1. Kartlägg era behov innan ni köper något

Börja med att fråga medarbetarna. Vilka arbetsuppgifter kräver tyst fokus? Hur ofta sker telefonsamtal och videomöten? Vilka störningsmoment är värst? En enkel enkät eller gemensam workshop ger er värdefullt underlag att basera beslut på istället för gissningar.

2. Skapa zoner, även i ett öppet landskap

Du behöver inte riva väggar eller bygga nya rum för att skapa zoner. Avskärmningar och rumsavdelare kan skapa tydliga områden för olika typer av arbete. En tyst zon för djuparbete, en samarbetszon där samtal är tillåtna och en social zon för informella möten.

Nyckeln är att göra zonerna tydliga. Använd möbler, bordsskärmar och växtväggar för att visuellt och akustiskt markera gränserna. När medarbetarna ser och upplever skillnaden mellan zonerna börjar de naturligt anpassa sitt beteende.

3. Åtgärda akustiken

Ljud är den enskilt största störningskällan i öppna kontor. Kollegors samtal är extra störande eftersom hjärnan automatiskt försöker följa med i konversationen, även när du inte vill.

Ljudabsorberande material gör en enorm skillnad. Akustikpaneler på väggar och i tak, textilklädda skärmar mellan arbetsplatser och mattor på golvet sänker ljudnivån. Det är tillräckligt för att göra skillnaden mellan en stressig miljö och en miljö där fokuserat arbete är möjligt.

Tänk på att ljudabsorberande produkter fungerar bäst i kombination. En enskild panel på väggen gör liten skillnad, men när du kombinerar tak, väggar, skärmar och textilier skapas en akustisk miljö som stödjer koncentrationen.

4. Inför spelregler och följ upp dem

Fysiska förändringar är bara halva lösningen. Utan gemensamma spelregler faller även det bäst designade kontoret.

Forskaren Aram Seddigh vid Stockholms universitet betonar vikten av att involvera medarbetarna i framtagandet av regler och att uppdatera dem regelbundet. Några regler som fungerar i praktiken är:

• tysta zoner (telefoner vara på ljudlöst)
• telefonsamtal och videomöten tas i poddar eller mötesrum,
• och en medarbetare med hörlurar signalerar att hen inte vill bli störd.

5. Välj kontorsinredning som löser problem

Kontorsmöbler är verktyg för att forma beteende. Höj- och sänkbara skrivbord får folk att röra sig. Avskärmningar ger lugn. Loungemöbler signalerar att här är det okej att prata.

Men det är skillnad på möbler och möbler. Kontorsmöbler byggda för professionella arbetsmiljöer håller i årtionden. Att välja återbrukade kontorsmöbler är både ett ekonomiskt smart och hållbart val. Återbrukade kontorsmöbler ger dig den kvaliteten till en bråkdel av nypriset, och ditt klimatavtryck minskar på köpet.

Räkna på det: produktivitetsförlust i kronor

Om en medarbetare med en månadslön på 40 000 kronor (totalkostnad för arbetsgivaren cirka 55 000 kronor) tappar 20 procent i produktivitet motsvarar det ungefär 11 000 kronor per månad och person.

För ett kontor med 30 medarbetare innebär det en dold produktivitetskostnad på över 330 000 kronor i månaden. Närmare fyra miljoner kronor per år.

Även med en mindre uppskattning på tio procent itället för tjugo så landar förlusten på nära två miljoner per år. Långt mer än vad akustiklösningar, avskärmningar och zonindelning kostar.

Framtidens kontor är öppet men smart

Det öppna kontorslandskapet är här för att stanna och efter pandemin räcker det inte med ett skrivbord i ett bullrigt landskap för att locka tillbaka folk från hemmakontoret.

Tydliga zoner, bra akustik, vettiga spelregler och möbler som håller behöver inte kosta skjortan, särskilt inte med återbrukade alternativ.